Datenschutzerklärung für Nutzung des VR-Organizer

Der Schutz Ihrer Privatsphäre und Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein zentrales Anliegen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den jeweils einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften, wie der EU-Datenschutz-Grundver­ordnung, dem Bundesdatenschutzgesetz, dem Telemediengesetz und allen sonst in Frage kommenden gesetzlichen Regelungen. Wir unterhalten zudem aktuelle technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit. Alle von uns verwendeten Sicherheitstechnologien befinden sich auf dem aktuellen Stand der Technik und werden stetig aktualisiert. Unsere Sicherheitskonzepte werden fortlaufend an neue Erkenntnisse angepasst und erneuert.

In dieser Datenschutzerklärung erfahren Sie, welche Daten wir bei der Nutzung unserer App speichern und wie, insbesondere zu welchen Zwecken, wir sie verarbeiten.

I. Geltungsbereich

Die Atruvia AG (nachfolgende auch „Atruvia“ oder „wir“) ist die verantwortliche Anbieterin und Betreiberin dieser mobilen Applikation (nachfolgend „VR-Organizer“ oder „App“). Der VR-Organizer ist ein Tool zum Verwalten und Speichern von Dokumenten an einem zentralen digitalen Speicherort (nachfolgend „Cloud“). Er bietet Funktionen und Funktionalitäten zum Speichern, Abrufen, Verwalten und Einsehen von Fotos, Videos und anderen Dateien (nachfolgend „Ihre Dokumente“). Über die von uns betriebene Cloud haben Sie die Möglichkeit, Ihre Dokumente von überall abzurufen. Über eine „Teilen-Funktion“ können Sie darüber hinaus einen Link generieren, den Sie Dritten zur Verfügung stellen können, um ihnen so den Zugriff auf ein bestimmtes Dokument in der Cloud zu ermöglichen (nachfolgend „File Sharing“).

II. Definition

1. Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, (Art. 4 Nr. 1 DSGVO).

2. Verarbeitung

Verarbeitung umfasst das Erheben, Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung personenbezogener Daten (Art. 4 Nr. 2 DSGVO).

III. Verantwortlicher

Verantwortliche für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne des Datenschutzrechts ist die Atruvia. Sie können uns wie folgt erreichen:

Atruvia AG   

Fiduciastraße 20

76227 Karlsruhe

E-Mail: datenschutz@atruvia.de

Datenschutzbeauftragter:

Martin Stäble

Tel.: (0721) 4004-1451

Fax: (0721) 4004-71451

 

IV. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

1. Verarbeitung Ihrer Daten bei Registrierung und Erstellung des Benutzerkontos

a. Erstanmeldung über die App

Für die Erstanmeldung über die App müssen Sie die nachfolgenden Angaben machen, die für die Registrierung und die Erstellung eines Benutzerkontos notwendig sind:

·                 Name

·                 Vorname

·                 E-Mailadresse

·                 Mobilfunknummer

·                 Passwort

Die Verarbeitung dieser Daten insbesondere ihre Speicherung ist notwendig, um Ihnen die uneingeschränkte Nutzung unserer App zur Verfügung stellen zu können. Die Datenverarbeitung ist folglich zur Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Nutzungsvertrags erforderlich und damit nach § 14 Abs. 1 TMG sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO zulässig.

b. Speicherung Ihrer IP-Adresse und des Datums Ihrer Registrierung

Wir speichern die bei Ihrer Registrierung verwendete IP-Adresse und das Datum Ihrer Registrierung. Diese Datenverarbeitung ist notwendig, um Ihnen die Inanspruchnahme der App zu ermöglichen und ist nach § 15 Abs. 1 TMG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zulässig.

Die Datenverarbeitung dient ferner dazu, Ihre Daten vor dem unberechtigten Zugriff Dritter und vor Missbrauch der Registrierungsfunktion zu schützen. Die Speicherung Ihrer Daten erfolgt daher auch auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO und dient sicherheitstechnischen Interessen.

2. Verarbeitung Ihrer Daten bei Nutzung der App

a. Verarbeitung Ihrer Daten bei Nutzung der Dokumentenablage

Mit dem VR-Organizer können Sie neue Dokumente mit der Kamerafunktion Ihres Endgeräts erstellen und diese in die Dokumentenablage ablegen. Darüber hinaus ist es auch möglich, Fotos aus Ihrer Galerie oder einer anderen Datei auf Ihrem Endgerät der Dokumentenablage hinzuzufügen. Zu diesem Zweck speichern wir die von Ihnen erstellten und in der Dokumentenablage abgelegten Fotos in einer unternehmenseigenen Cloud. Die Verarbeitung und Speicherung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, da sie notwendig ist, um unseren Service zu erbringen.

b. File Sharing

Über den VR-Organizer können Sie zudem abgelegte Dateien mit anderen teilen und von verschiedenen Endgeräten bearbeiten. Wir dürfen Ihre Informationen dann weitergeben, wenn Sie sich dazu entscheiden, von Ihnen abgelegte Dokumente zu teilen. Nutzen Sie diese Funktion, werden Ihre Dokumente sowie zugehörige Informationen hierfür von uns verarbeitet. Den Adressaten der Dateien bestimmen Sie. Die Verarbeitung Ihrer Daten ist in diesem Fall nach Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO zulässig, da sie notwendig ist, um unseren Service zu erbringen. Durch den Einsatz geeigneter technischer Maßnahmen schützen wir Ihre Daten vor dem unberechtigten nicht autorisierten Zugriff Dritter. Bei der Funktion „Teilen“ wird eine URL-Adresse (Link) zu den hinterlegten Dokumenten im System von agree21Doksharing erstellt und die entsprechende Freigabe zum Download gesetzt. Sie entscheiden, in welcher Form Sie den Link weitergeben möchten (z.B. via E-Mail). Sie können Ihre Daten zusätzlich mit einem eigens vergebenen Passwort (8-stellig, mind. ein Großbuchstabe, eine Zahl und ein Sonderzeichen) schützen, die Menge der Downloads begrenzen oder einen Ablauftermin (Kalendertag) des Links festlegen. Sobald Sie eine Datei teilen, kann jeder mit Zugriff auf den Link sowie opt. dem Passwort für den Zugriff diese sehen und Kopien herunterladen. Sie sind dafür verantwortlich, welche Dateien Sie mit anderen teilen und wem Sie einen Zugriff ermöglichen.

3. Empfänger Ihrer Daten

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt grundsätzlich nur auf Ihre Veranlassung durch die Nutzung der File Share Funktion.

Empfänger Ihrer Daten sind die von Ihnen bestimmten Empfänger und Berechtigten. Dies können Bank- und Kreditinstitute, Versicherungen, aber auch einzelne Personen sein.

Nur in Ausnahmefällen geben wir Ihre Informationen auch für Dritte frei, wenn eine Freigabe notwendig ist, um dem Gesetz Folge zu leisten.

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie mit uns aufgrund einer Kundendienstanfrage oder zu anderen Zwecken (z. B. per E-Mail, Fax, Telefon usw.) kommunizieren, so bewahren wir die Angaben, die Sie bei der Kontaktaufnahme machen, sowie unsere Antworten an Sie zusammen mit den Datensätzen zu Ihrem Konto auf. Die Verarbeitung und Speicherung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, da sie notwendig ist, um unseren Service zu erbringen.

5. Datenverarbeitung durch Dritte

Wir arbeiten mit Crashlytics Inc. („Crashlytics“), einem Dienst der Nutzerdaten sammelt, wenn Nutzer die VR-Organizer App auf Android oder iOS verwenden. Crashlytics sammelt Daten zur App-Verwendung speziell in Bezug auf Systemabstürze und Fehler. Dabei werden Informationen zum Gerät, zu der App-Version, die installiert ist, sowie andere Informationen verwendet, die helfen können, Fehler zu beheben, vor allem in Bezug auf die Soft- und Hardware des Nutzers. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Datenschutzerklärung von Crashlytics.

6. Ort der Datenspeicherung

Für die Bereitstellung der Funktionen des VR-Organizer werden die Daten auf unseren unternehmenseigenen Servern in Deutschland übertragen, verarbeitet und gespeichert.

7. Dauer der Datenspeicherung

Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer der Nutzung unserer App durch Sie. Ihre personenbezogenen Daten werden unverzüglich gelöscht, wenn diese für die Zwecke, für die sie von uns verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind.

Sofern Ihre personenbezogenen Daten für die Geltendmachung und Abwicklung von zivilrechtlichen Ansprüchen erforderlich sind, werden sie entsprechend der allgemeinen Verjährungsfristen für 3 Jahre ab Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie Kenntnis von den anspruchsbegründenden Tatsachen erlangt haben oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätten erlangen müssen (§§ 195, 199 Bürgerliches Gesetzbuch), gespeichert.

Sofern darüber hinaus besondere gesetzliche Aufbewahrungspflicht bestehen, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten bis zur Erfüllung dieser Pflicht. Nach Ablauf dieser Fristen werden die betreffenden Daten routinemäßig gelöscht.

V. Datensicherheit

Wir unterhalten aktuelle technische Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit, insbesondere zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten vor Gefahren bei Datenübertragung sowie vor Kenntniserlangung durch Dritte. Diese werden dem aktuellen Stand der Technik entsprechend jeweils angepasst.

VI. Ihre Rechte

1. Auskunft

Sie erhalten jederzeit unentgeltlich Auskunft über die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu Ihrer Person sowie zur Herkunft, dem Empfänger und dem Zweck von Datenerhebung sowie Datenverarbeitung.

2. Berichtigung, Sperrung oder Löschung

Außerdem haben Sie das Recht, die Berichtigung, die Sperrung oder Löschung Ihrer Daten nach Maßgabe einschlägiger Datenschutzvorschriften zu verlangen. Ausgenommen davon sind Daten, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften aufbewahrt oder zur ordnungsgemäßen Geschäftsabwicklung benötigt werden. Damit eine Datensperre jederzeit realisiert werden kann, werden Daten zu Kontrollzwecken in einer Sperrdatei vorgehalten. Werden Daten nicht von einer gesetzlichen Archivierungspflicht erfasst, löschen wir Ihre Daten auf Ihren Wunsch. Greift die Archivierungspflicht, sperren wir Ihre Daten. Für alle Fragen und Anliegen zur Berichtigung, Sperrung oder Löschung von personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter den Kontaktdaten in dieser Datenschutzerklärung.

Die Löschung der Daten erfolgt auch, wenn Sie eine Einwilligung zur Speicherung widerrufen haben oder wenn die Speicherung aus gesetzlichen Gründen nicht mehr zulässig ist. In diesem Fall ist die Nutzung der App über Ihren Account nicht mehr möglich. Eine einmal erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie mit Wirkung für die Zukunft jederzeit per E-Mail oder per Post widerrufen.

3. Widerruf von erteilten Einwilligungen

Sie können jede uns erteilte ausdrückliche oder konkludente Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

4. Widerspruch

Sie haben gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, soweit diese aufgrund von Art. 6 Abs. 1 e) oder f) DSGVO erfolgt. Im Falle eines solchen Widerspruchs werden wir diese Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können nachweisen, dass zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung bestehen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

5. Beschwerderecht

Ihnen steht im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde der Atruvia ist:

Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Kavalleriestraße 2-4

40213 Düsseldorf 

Telefon: (0211) 38424-0           Telefax: (0211) 38424-10

E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

VII. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, die Datenschutzerklärung an die aktuellen rechtlichen Anforderungen sowie Änderungen unserer Leistungen anzupassen. Für Ihren Besuch gilt die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung.

 

Stand: März 2022